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事務所移転の手続き

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事務所移転の業務を円滑に行うために、社内に移転のプロジェクトチームを設けると、作業がスムーズに進められるでしょう。
事務所移転の作業は、予想をはるかに越える細かいもので、個人の引越しとは訳が違います。各部署ごとに責任者を選出して、綿密な打ち合わせを行うようにしましょう。打ち合わせではまず、移転の日を選定しそれに伴ったタイムスケジュールを作成しましょう。
ここで重要なのが、自社ビルではなく賃貸契約している事務所の移転は、移転予定日より６～３ヶ月前には、現在の入居物件の解約予告通知を行わなければなりません。事務所移転引越し作業と同時に、現在の入居物件の解約作業もお忘れなく。

それでは先に事務所移転に伴う、現在の入居物件の解約手続きについてご説明しましょう。
まずは現ビルオーナーもしくは賃貸契約している業者の賃貸契約内容にもよりますが、事務所移転の旨を６～３ヶ月前に解約通告としてお知らせします。
次に賃貸契約内容にもよりますが、原状回復工事を行い、最後に鍵を変換し契約終了となります。

事務所移転の手続きは、現在の入居物件の解約手続きと同時に進行します。新事務所への移転手続きには、移転前と移転後と大きく分けて２つあり、以下のようなものがあります。
【事務所移転前】
①ＮＴＴ・ＡＤＳＬなどの通信システムへの移転手続き。
②ＯＡ機器やレンタル業者の連絡。
③取引銀行への連絡。
④保険会社への連絡。
⑤加入団体への連絡。
⑥郵便局への手続き。
⑦定期購読新聞、雑誌など配送先変更手続き。
⑧移転案内状一覧作成と移転案内状の発注。
⑨新住所、新社名明記の名刺・封筒・伝票・会社案内などの発注 。
⑩新住所、新社名の印章・ゴム印の作成。

【事務所移転後】
①法務局へ事務所移転に伴う登記申請の手続き。本社は移転日から２週間以内・支社は移転日から３週間以内。
②納税地異動の場合、税務署へ新旧納税地所轄税務署長に対し異動の届出と給与支払事業所等移転届出。移転日から１ヶ月以内。
③納税地異動の場合、都道府県税事務所へ旧税務事務所に対し異動届出書を提出。事業開始日から１０日以内。
④社会保険事務所への事務所移転の手続き。変更日から５日以内に変更前の社会保険事務所に届出を提出。
⑤労働基準監督署・ハローワークへの事務所移転手続き。変更日翌日から１０日以内に名称・所在地変更届の提出。
⑥消防署へ、防火管理者選任届。
⑦郵便局へ、転居届。
⑧警察署へ、車庫証明の提出。

以上、事務所移転にはさまざまな変更届出があるので、各業者・各提出先に確認して、移転の業務を遂行するようにしてください。
プロバイダー・レンタルサーバー会社・セキュリティー会社の手続きもあり、手続き漏れのないようリスト化しておくとよいでしょう。

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今日のお勧め記事 ⇒ 物件の解約について

事務所移転の際、解約予告を６ヶ月前までに、現事務所のビルオーナーもしくは賃貸業者に行う必要があります。事務所移転の解約予告は書面をもって申し入れしなければなりません。解約予告の期間はビルによって異なりますので、事務所賃貸契約の内容をよく確認しましょう。 解約手続きは、解約日まで賃貸料を支払うようになっています。 解約予告を６ヶ月前まで行わなければならない契約にも関わらず、解約予告を２ヶ月前に行った場合、事務所移転したのにもかかわらず４か月分の賃貸料を支払わなければならなくな

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