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事務所移転の挨拶状

事務所移転の挨拶状の画像

事務所移転の挨拶状・移転通知を書くことは、取引先やお客様に事務所が移転したことを知らせる大切な書面です。移転の挨拶状は面倒がらず、失礼のないように移転した旨を知らせるように心がけましょう。
今の時代、挨拶状のサンプル文例集などが出回っていますが、なるべくご自身の言葉で作成した「オリジナル文章」で事務所移転の挨拶状を作成することをお勧めします。その方が先方へ好印象ですし、ダイレクトメールなどと一緒にされずちゃんと目を通して貰えるでしょう。
また、事務所移転と社名変更を同時に行なう場合、挨拶状はさらに重要になります。
取引先の立場になれば、移転後の請求書や納品書などの伝票を何処に送ればよいのかわからなくなってしまえば、業務に支障が生じます。事務所移転前、１ヵ月を目安に事務所移転を知らせる旨の挨拶状を先方に送るようにしましょう。
先方には住所・社名などの変更依頼をすることになるので、事務所移転・社名変更の挨拶状を送ることはマナーです。丁寧に迅速に行いましょう。

とは言えやはり、失礼のない挨拶状を作成することは難しいことではあります。そこで少しだけ挨拶状の文章をご紹介しましょう。フォーム内で、自由に文章を入力し練習してみましょう。

『（株）○○○○○○移転のご案内
　拝啓　
○○の候、ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。』

そのほか、『拝啓　○○の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』は、挨拶状の書き始めの文章になります。

用件の部分ですが、一般的には以下の文章が丁寧な挨拶状としてよく使われています。

『平素は格別のご高配を賜わり厚くお礼申し上げます。さて、この度弊社○○は○○月○○日より左記へ移転し業務を行なうことになりました』

また以下のような文章もよく使われます。
『営業所（支店・支社）移転
　さて、この度弊社の○○が業務拡充に伴い左記へ移転し営業することになりましたので謹んでご案内を申し上げます。平成○○年○○月』

そして、
『なお　これを機に社員一同気持ちを新たにして　皆様方の期待に添うべく更に一層の努力をいたす所存でございます。今後共何卒よろしくご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。』
と結びの文章にしてはいかがでしょうか。

移転後すぐ年賀の挨拶上を送るケースでは、賀状のあいさつと共に『去る○月○日に事務所を移転いたしました』等、移転後の住所を補足すると良いでしょう。
事務所移転の挨拶と共に地図を添えるとさらに先方へ配慮されていて丁寧な挨拶状になります。紙面にスペースがあるようでしたら、是非とも掲載をお勧めします。

[ 事務所移転の手続き ]
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今日のお勧め記事 ⇒ 事務所移転の案内

事務所移転は、業務を行いながら段階的に実施するものですから、お客様や取引先に事務所移転の案内を出すことが必要になります。 移転に伴い業務を一時停止するのか、または、移転中代行して行う部署があるのか、業務開始日と移転する部署名など、先方の不便にならないよう、前もってお知らせしておく方が親切で、苦情が少なく済みます。 事務所移転の案内として、「何かとご不便をおかけするとは存じますが、ご了承下さいますようお願い申し上げます。」と案内状やHPなどでお知らせすると良いでしょう。 あい

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