事務所移転の通知の文例
事務所の移転後には、移転した旨を、挨拶状・事務所移転通知としてお客様や取引先に送る必要があります。必要なこととはいえ、お客様や取引先に送付する挨拶状となると相手に失礼にならないよう注意が必要で、結構あたまを悩ませるものです。
そこで、正式な挨拶状として以下のような文例を用いてはいかがでしょう。
「拝啓
○○の候、ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。平素は格別のお引立てご愛顧を賜り有難く厚くお礼申し上げます。
さて、この度以下に○○営業所を○月○日より移転いたしますのでお知らせ申し上げます。つきましては今後全ての業務は新事務所にて執り行います。今後とも○○株式会社をご愛顧頂きますよう宜しくお願い申し上げます。 敬具」
事務所移転の挨拶状・事務所移転通知として、さまざまな文例はありますが、このような文例を用いれば、まず間違いはないでしょう。
文例中にある「○○の候」ですが、これは時節に伴った季語になります。事務所移転の挨拶状・事務所移転通知を送付する時期にあわせて、使い分けるようにしましょう。
１月・・「厳寒の侯」や「初春の候」
２月・・「余寒の侯」
３月・・「早春の侯」
４月・・「陽春の侯」や「桜花の候」
５月・・「新緑の侯」
６月・・「梅雨の侯」
７月・・「盛夏の侯」
８月・・「残暑の侯」や「立秋の候」
９月・・「初秋の侯」
１０月・・「秋冷の侯」や「菊花の候」
１１月・・「晩秋の侯」
１２月・・「初冬の侯」
日本古来から用いられている季語は、趣がありとても美しい響きがありませんか。また、頭語と結語として「拝啓」と「敬具」を用いるようにしましょう。
事務所移転の挨拶状・移転通知は、引き続きお客様や取引先としておつきあいをする皆様にあてた挨拶状になります。なるべく丁寧な表現を心掛けましょう。
また、取引先の立場を考えると、請求書、納品書などの伝票の住所や、商品の納品先住所がすべて変更になります。遅くとも１ケ月前には先方にお知らせするようにしましょう。また、お客様に対しては、事務所移転の挨拶状・事務所移転通知をホームページなどでお知らせする会社も増えています。
そして最近では、事務所移転通知だけでなく、さまざまなビジネスに関する挨拶状を、文書作成から宛名書き、封入投函まで請け負う業者もあります。
そのような業者を利用すするのも時間短縮になり、業務を円滑に進めるのに好都合ではあります。しかし、個人情報漏洩などの問題点もふまえ、セキュリティーの万全な業者を選ぶようにしましょう。
最近は、ＦＡＸやパソコンの普及によりメール等で簡潔に済ませることもできますが、相手に対する敬意と配慮を忘れることなく、手書きとまではいいませんが、感謝の意を込め、なるべくお手紙として送付するようにしましょう。
事務所移転お役立ちナビのおすすめ業者一覧はこちら。
- 北海道福山通運株式会社 北海道帯広市西２４条北１丁目５−７ 電話0155-37-5090
- コスコス引越センター 福岡県福岡市博多区春町２丁目２−１７ 電話092-588-5615
- アクア引越センター 広島県広島市安佐南区川内５丁目３２−７ 電話0120-252194
- 引越のキング 大阪府東大阪市川俣１丁目９−３６ 電話06-6781-1355
- 赤帽ニソー急便 秋田県秋田市仁井田本町６丁目６−４０ 電話018-829-2439
- 株式会社京都赤帽 京都府京都市下京区西七条中野町１９ 電話0120-105525
- 赤帽ひまわり急便 福島県いわき市久之浜町西３丁目４−１３ 電話0246-82-3418
- クロネコヤマト新岐阜引越センター 岐阜県羽島郡岐南町八剣１丁目１８６ 電話058-259-7030
- 日本通運株式会社福知山支店／営業課 京都府福知山市長田野町２丁目３９−７ 電話0773-27-8202
- 田中運送店本社 大阪府大阪市阿倍野区北畠１丁目１２−５ 電話0120-010621
- 松下運輸株式会社 東京都港区白金１丁目１０−８ 電話03-3441-3261
- サンタメール引越サービス 大阪府泉南郡熊取町五月ヶ丘１丁目３−３０ 電話0120-603888
- 川村運送株式会社 東京都荒川区南千住２丁目２７−１ 電話03-3801-1171
- 赤帽アイラインサービス 福岡県久留米市山川神代３丁目８−１６ 電話0120-020942
- 赤帽岩手県軽自動車運送協同組合 岩手県盛岡市津志田町１丁目１６−３２ 電話019-635-2360
今日のお勧め記事 ⇒ 事務所移転のチェック項目
事務所移転の際、さまざまな業務が伴います。チェック項目を事前に作成しておくとをお勧めします。 事務所移転が決定したと同時に、事務所移転プロジェクトチームを結成し、チェック項目と照らし合わせながら作業を進めていくと、チェック洩れなく、事務手続き等完了することができるでしょう。では、どのようなチェック項目があるのでしょう。 ①賃貸業者・大家さんとの契約内容の確認。預り証、前払い賃料と共益費、仲介手数料、賃料の支払時期と方法、契約更新時期のチェックをしましょう。 ②新聞・牛乳など
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