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事務所移転の通知の文例

事務所移転の通知の文例の画像

事務所の移転後には、移転した旨を、挨拶状・事務所移転通知としてお客様や取引先に送る必要があります。必要なこととはいえ、お客様や取引先に送付する挨拶状となると相手に失礼にならないよう注意が必要で、結構あたまを悩ませるものです。

そこで、正式な挨拶状として以下のような文例を用いてはいかがでしょう。
「拝啓　
○○の候、ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。平素は格別のお引立てご愛顧を賜り有難く厚くお礼申し上げます。
さて、この度以下に○○営業所を○月○日より移転いたしますのでお知らせ申し上げます。つきましては今後全ての業務は新事務所にて執り行います。今後とも○○株式会社をご愛顧頂きますよう宜しくお願い申し上げます。　敬具」

事務所移転の挨拶状・事務所移転通知として、さまざまな文例はありますが、このような文例を用いれば、まず間違いはないでしょう。
文例中にある「○○の候」ですが、これは時節に伴った季語になります。事務所移転の挨拶状・事務所移転通知を送付する時期にあわせて、使い分けるようにしましょう。

１月・・「厳寒の侯」や「初春の候」
２月・・「余寒の侯」
３月・・「早春の侯」
４月・・「陽春の侯」や「桜花の候」　
５月・・「新緑の侯」
６月・・「梅雨の侯」
７月・・「盛夏の侯」　
８月・・「残暑の侯」や「立秋の候」　
９月・・「初秋の侯」
１０月・・「秋冷の侯」や「菊花の候」
１１月・・「晩秋の侯」
１２月・・「初冬の侯」
日本古来から用いられている季語は、趣がありとても美しい響きがありませんか。また、頭語と結語として「拝啓」と「敬具」を用いるようにしましょう。

事務所移転の挨拶状・移転通知は、引き続きお客様や取引先としておつきあいをする皆様にあてた挨拶状になります。なるべく丁寧な表現を心掛けましょう。
また、取引先の立場を考えると、請求書、納品書などの伝票の住所や、商品の納品先住所がすべて変更になります。遅くとも１ケ月前には先方にお知らせするようにしましょう。また、お客様に対しては、事務所移転の挨拶状・事務所移転通知をホームページなどでお知らせする会社も増えています。
そして最近では、事務所移転通知だけでなく、さまざまなビジネスに関する挨拶状を、文書作成から宛名書き、封入投函まで請け負う業者もあります。
そのような業者を利用すするのも時間短縮になり、業務を円滑に進めるのに好都合ではあります。しかし、個人情報漏洩などの問題点もふまえ、セキュリティーの万全な業者を選ぶようにしましょう。
最近は、ＦＡＸやパソコンの普及によりメール等で簡潔に済ませることもできますが、相手に対する敬意と配慮を忘れることなく、手書きとまではいいませんが、感謝の意を込め、なるべくお手紙として送付するようにしましょう。

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