事務所移転の案内
事務所移転は、業務を行いながら段階的に実施するものですから、お客様や取引先に事務所移転の案内を出すことが必要になります。
移転に伴い業務を一時停止するのか、または、移転中代行して行う部署があるのか、業務開始日と移転する部署名など、先方の不便にならないよう、前もってお知らせしておく方が親切で、苦情が少なく済みます。
事務所移転の案内として、「何かとご不便をおかけするとは存じますが、ご了承下さいますようお願い申し上げます。」と案内状やHPなどでお知らせすると良いでしょう。
あいさつとしては、「平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申し上げます。日ごろは格別のご高配を賜り心からお礼申し上げます。」というようなものが広く一般的に用いられている文章です。
しかし、事務所移転はただの引越しとは異なり、自分たちにも、お客様や取引先にも有益になるように行われるものです。案内状にも形式的な文章を使うだけではなく、誠意が伺える文章が付け加えられている方が、好感がもてるのではないでしょうか。
「事務所移転中でも郵便物は従来の住所のままで、仮事務所に自動的に転送されますので御心配ありません。」とお知らせしたり、「事務所移転中は、弊社に訪問頂く場合、下記の仮事務所にお願い申し上げます。」と案内状に地図を載せたりなど、お客様や取引先に、実情に即した一言を添えて案内しておくと親切で、移転期間中でも安心してお付き合いができます。
また中には、移転の案内の挨拶と共に、スタッフ増員への対処と効率化を図る為にとか、お客様へのより一層高いサービスを提供するため心機一転、新築いたしましたなど、移転の経緯にふれたり、「これを機会にさらに業務内容の充実に努めたい」などと今後の志にふれたり、今後の業績の見通しにふれたりと、さまざまな案内をしている企業があります。
どちらにしても、事務所移転の案内はとても重要なことで、お客様や取引先にとっても円滑・有益に行われなければなりません。
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事務所移転お役立ちナビのおすすめ業者一覧はこちら。
- 株式会社新静岡引越センター 静岡県静岡市駿河区広野３丁目８−４ 電話0120-054154
- エース引越センター 石川県金沢市矢木３丁目２２５ 電話076-240-4141
- 赤帽ロメオキャリー 東京都練馬区大泉町４丁目４３−５ 電話03-5387-8808
- 株式会社昭光 神奈川県横浜市中区かもめ町１７ 電話0120-405086
- ハトのマークのひっこし専門さいたま・上尾センター 埼玉県さいたま市西区宮前町５４１−１７ 電話0120-142019
- レントラ便オペレーションセンター 東京都品川区南大井５丁目１２−３ 電話0120-028382
- 佐川引越センター株式会社札幌営業所 北海道札幌市東区伏古８条１丁目２−１０ 電話0120-100040
- ハトのマークのひっこし専門八千代センター 千葉県八千代市大和田新田２７１−５ 電話0120-348019
- 有限会社赤帽ナカフジ運送 東京都中央区佃３丁目５−１０−３０２ 電話03-5560-8478
- 東京物流株式会社 東京都江東区辰巳３丁目１８−１７ 電話03-5569-2281
- 株式会社日本引越センター金沢センター 石川県金沢市神野町東２０２ 電話076-249-0220
- クロネコヤマト引越サービスセンター 富山県富山市本郷２３９５−２ 電話0120-008008
- 日本通運株式会社／引越受付センター 新潟県新潟市西区的場流通１丁目３−１２ 電話0120-154022
- 株式会社ラン引越サービス 神奈川県川崎市多摩区長沢１丁目５−１０ 電話0120-561881
- 株式会社リベラル／本社 北海道札幌市東区東雁来１１条１丁目１−２ 電話011-792-4707
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事務所移転の業務を円滑に行うために、社内に移転のプロジェクトチームを設けると、作業がスムーズに進められるでしょう。 事務所移転の作業は、予想をはるかに越える細かいもので、個人の引越しとは訳が違います。各部署ごとに責任者を選出して、綿密な打ち合わせを行うようにしましょう。打ち合わせではまず、移転の日を選定しそれに伴ったタイムスケジュールを作成しましょう。 ここで重要なのが、自社ビルではなく賃貸契約している事務所の移転は、移転予定日より６～３ヶ月前には、現在の入居物件の解約予告
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