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事務所移転の案内

事務所移転の案内の画像

事務所移転は、業務を行いながら段階的に実施するものですから、お客様や取引先に事務所移転の案内を出すことが必要になります。
移転に伴い業務を一時停止するのか、または、移転中代行して行う部署があるのか、業務開始日と移転する部署名など、先方の不便にならないよう、前もってお知らせしておく方が親切で、苦情が少なく済みます。

事務所移転の案内として、「何かとご不便をおかけするとは存じますが、ご了承下さいますようお願い申し上げます。」と案内状やHPなどでお知らせすると良いでしょう。
あいさつとしては、「平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申し上げます。日ごろは格別のご高配を賜り心からお礼申し上げます。」というようなものが広く一般的に用いられている文章です。

しかし、事務所移転はただの引越しとは異なり、自分たちにも、お客様や取引先にも有益になるように行われるものです。案内状にも形式的な文章を使うだけではなく、誠意が伺える文章が付け加えられている方が、好感がもてるのではないでしょうか。
「事務所移転中でも郵便物は従来の住所のままで、仮事務所に自動的に転送されますので御心配ありません。」とお知らせしたり、「事務所移転中は、弊社に訪問頂く場合、下記の仮事務所にお願い申し上げます。」と案内状に地図を載せたりなど、お客様や取引先に、実情に即した一言を添えて案内しておくと親切で、移転期間中でも安心してお付き合いができます。

また中には、移転の案内の挨拶と共に、スタッフ増員への対処と効率化を図る為にとか、お客様へのより一層高いサービスを提供するため心機一転、新築いたしましたなど、移転の経緯にふれたり、「これを機会にさらに業務内容の充実に努めたい」などと今後の志にふれたり、今後の業績の見通しにふれたりと、さまざまな案内をしている企業があります。
どちらにしても、事務所移転の案内はとても重要なことで、お客様や取引先にとっても円滑・有益に行われなければなりません。

[ 事務所移転の手続き ]
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