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事務所移転のお知らせ

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事務所移転の際、移転の旨を、お客様や取引先に対しお知らせする必要があります。事務所移転計画の中に、必ず取り入れなければいけない業務です。
必ず「事務所移転案内状送付先一覧表の作成」と「事務所移転案内状の作成」は、取り入れるようにしましょう。事務所移転中の業務のお知らせと事務所移転後の新住所の案内は、お客様や取引先との今後のお付き合いにも大きく影響します。お知らせはくれぐれも、スムーズに行えるようにしましょう。
事務所移転日以前に、お客様や取引先の迷惑にならないように、案内状・ホームページ・ＦＡＸ等でお知らせするようにしましょう。

では、どのような文章でお知らせしたら良いのでしょうか。
移転の案内状の文例は、本やネットでＷＥＢ検索すれば幾つか探すことができますが、お知らせ文はあくまでも感謝の気持ちを伝えるためのものなので、なるべくオリジナリティーのある文章で仕上げたいものですね。

例えば、こんな文例はいかがでしょう。
「この度、私達は、活動の中心とも言うべき○○が○年春に○○に移転するのに先立って、当事務所を○○に移転することにいたしました。」この文例から事務所移転理由がよく分かります。
また次の文例はどうでしょう。
「○○には、半導体、IC、液晶関連などの企業が多数入居しており、新事務所はこれらのお客様に対し、アプローチをしてまいります。」当事務所が、新規顧客獲得のため前向きに業務を拡大している様子がよく分かり、決してマイナスなイメージはありません。
事務所移転という新事業に対し、「なぜこの時期に？」とか、「あの会社大丈夫なのかな？」など、マイナスなイメージは絶対作りたくはありません。
「事務所移転中ご迷惑をおかけします、事務所移転後もどうぞ宜しくお願いいたします。」という、感謝の気持ちが率直に伝わるようなお知らせを差し上げるように心がけましょう。

事務所移転のお知らせのポイントは、
①事務所移転日。
②事務所移転中の業務について。
③事務所移転後の新住所と電話番号。

以上は必ず明記するようにしましょう。
また、事務所移転に際し、お客様や取引先の迷惑にならないように、感謝の気持ちを忘れず丁寧で分かりやすい文章で送るようにしましょう。
最近は、パソコンやＦＡＸの普及に伴い、迅速に多数の方々にお知らせができるようになりました。しかし、お手紙は頂いて気持ちのいいものであります。できることならば、事務所移転案内状・通知としてハガキもしくは封書でお知らせするほうが、丁寧であり、お客様や取引先に誠意をお届けできるのではないでしょうか。

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事務所移転は、業務を行いながら段階的に実施するものですから、お客様や取引先に事務所移転の案内を出すことが必要になります。 移転に伴い業務を一時停止するのか、または、移転中代行して行う部署があるのか、業務開始日と移転する部署名など、先方の不便にならないよう、前もってお知らせしておく方が親切で、苦情が少なく済みます。 事務所移転の案内として、「何かとご不便をおかけするとは存じますが、ご了承下さいますようお願い申し上げます。」と案内状やHPなどでお知らせすると良いでしょう。 あい

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