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事務所移転のハガキ

事務所移転のハガキの画像

事務所移転の旨をお知らせする際、お客様や取引先にメールだけでなく、ハガキでお知らせするようにしましょう。
「事務所移転中ご迷惑をおかけ致しました。事務所移転後も宜しくお願いいたします。」という、誠意をお伝えできるように、丁寧なな形で挨拶をするようにしましょう。
事務所移転の案内状は、枚数にもよりますが、印刷業者を利用すると多数の文例から選ぶことができ、文章作成から宛名書きを請け負い、有料で封入・投函まで請け負ってくれる業者もあり、案内状通知作成の時間が短縮できます。

移転の案内状の種類は、単カード、二つ折りカード、私製ハガキ、官製ハガキがあります。ビジネスフォーマルで先方に送りたいときは、単カード、二つ折りカードを利用すると良いでしょう。
また、私製ハガキや官製ハガキで送る会社もあります。どちらで送るかは、特に決まりはないようですが、大手企業は私製ハガキを使用する所が多いようです。官製ハガキを利用する場合、切手を張る手間が省けますが、業者に依頼した場合、用紙代に、印刷代・切手代が掛かりますので、ビジネススタイルや予算にあわせて選ぶようにしましょう。

事務所移転の案内状をハガキで送る場合、明記するスペースが狭く字数も限られてしまいます。なるべく簡潔に事務所移転の旨を明記するようにしましょう。その場合、次の事柄を必ず明記するようにしましょう。
①事務所移転日。
②事務所移転後の住所。
③事務所移転後の電話番号。
「いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがたく厚く御礼申し上げます。」などの挨拶から始まり、以上のことにふれ、「なにとぞ倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」などと締めくくると良いでしょう。
限られたスペースではありますが、空いたスペースに地図など載せるとより丁寧でしょう。

案内状作成を印刷業者などに依頼すると、さまざまなサンプルを基に文章が作成でき、レイアウトから校正までをお願いすることができます。事務所移転の案内をワードなどのデータから挨拶状を印刷し、顧客名簿が管理されているエクセルなどのデータから宛名を印刷します。
案内嬢作成をスピーディーに済ませることができますが、注意点としては、個人情報漏洩などの問題もあるので、セキュリティーのしっかりしている業者を選ぶようにしましょう。

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今日のお勧め記事 ⇒ 事務所移転のお知らせ

事務所移転の際、移転の旨を、お客様や取引先に対しお知らせする必要があります。事務所移転計画の中に、必ず取り入れなければいけない業務です。 必ず「事務所移転案内状送付先一覧表の作成」と「事務所移転案内状の作成」は、取り入れるようにしましょう。事務所移転中の業務のお知らせと事務所移転後の新住所の案内は、お客様や取引先との今後のお付き合いにも大きく影響します。お知らせはくれぐれも、スムーズに行えるようにしましょう。 事務所移転日以前に、お客様や取引先の迷惑にならないように、案内状

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