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事務所移転のハガキ

事務所移転のハガキの画像

事務所移転の旨をお知らせする際、お客様や取引先にメールだけでなく、ハガキでお知らせするようにしましょう。
「事務所移転中ご迷惑をおかけ致しました。事務所移転後も宜しくお願いいたします。」という、誠意をお伝えできるように、丁寧なな形で挨拶をするようにしましょう。
事務所移転の案内状は、枚数にもよりますが、印刷業者を利用すると多数の文例から選ぶことができ、文章作成から宛名書きを請け負い、有料で封入・投函まで請け負ってくれる業者もあり、案内状通知作成の時間が短縮できます。

移転の案内状の種類は、単カード、二つ折りカード、私製ハガキ、官製ハガキがあります。ビジネスフォーマルで先方に送りたいときは、単カード、二つ折りカードを利用すると良いでしょう。
また、私製ハガキや官製ハガキで送る会社もあります。どちらで送るかは、特に決まりはないようですが、大手企業は私製ハガキを使用する所が多いようです。官製ハガキを利用する場合、切手を張る手間が省けますが、業者に依頼した場合、用紙代に、印刷代・切手代が掛かりますので、ビジネススタイルや予算にあわせて選ぶようにしましょう。

事務所移転の案内状をハガキで送る場合、明記するスペースが狭く字数も限られてしまいます。なるべく簡潔に事務所移転の旨を明記するようにしましょう。その場合、次の事柄を必ず明記するようにしましょう。
①事務所移転日。
②事務所移転後の住所。
③事務所移転後の電話番号。
「いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがたく厚く御礼申し上げます。」などの挨拶から始まり、以上のことにふれ、「なにとぞ倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」などと締めくくると良いでしょう。
限られたスペースではありますが、空いたスペースに地図など載せるとより丁寧でしょう。

案内状作成を印刷業者などに依頼すると、さまざまなサンプルを基に文章が作成でき、レイアウトから校正までをお願いすることができます。事務所移転の案内をワードなどのデータから挨拶状を印刷し、顧客名簿が管理されているエクセルなどのデータから宛名を印刷します。
案内嬢作成をスピーディーに済ませることができますが、注意点としては、個人情報漏洩などの問題もあるので、セキュリティーのしっかりしている業者を選ぶようにしましょう。

[ お祝い・祝電 ]

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今日のお勧め記事 ⇒ 移転先物件の契約

事務所移転物件が決まったら、いち早く不動産の契約を済ませましょう。移転することが決まっていたとしても、不動産の契約締結が完了しなければ、事務所室内への立ち入りが許可されません。新事務所室内の内装工事に早くとりかかるためにも、契約締結を早めに完了しましょう。 事務所移転の際の契約の手順は以下のようになります。 １：入居申込書の提出。社名、住所、代表者名、業務内容、取引銀行、使用形態等を記入し、これらを基に貸主側は信用調査を行います。申込書提出もしくは契約時に、会社の印鑑証明書

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