事務所移転にメールの活用
事務所移転の際、メールを利用するとさまざまな対応ができます。
まず、移転のお知らせを、お客様や取引先に送信することができます。移転作業期間・移転作業期間中の対応について・移転日・移転先の新住所と新電話番号の案内など。
移転の案内状・通知書は、本来封書やハガキにてお客様や取引先にお知らせするのが最も丁寧な形ですが、事務所移転の案内状・通知書を作成し送付するまで、時間が掛かってしまいます。その間にお客様や取引先に迷惑をかけることになり、トラブルを招くことになります。そうならない為にも、事前にメールで事務所移転の旨をお知らせしておくほうが、クレームが少なく済みます。
まずは、メールにて事務所移転のお知らせをし、その後案内状・通知書の送付をするようにしましょう。
また、移転作業中であっても、メールで対応をできる環境にしましょう。事務所移転はあくまでもこちらサイドの問題です。移転中でも、メールでお客様や取引先との対応をしておくと、スムーズに業務を再開することができます。
メールは略儀ではありますが、迅速という点ではとても便利な通信手段です。今の時代、たいていの会社は毎日朝一番にメールチェックを行うことがルーティンワークの一つとなっているようです。従って、早めに一報しておきたいという場合には、有効に活用出来るのではないでしょうか。
また、移転作業に関する連絡もメールが活躍するのではないでしょうか。
電話の場合、金額や時間など間違いが起きると困る事項をお互いに確認し合うには、限度があります。最悪「言った言わない」のトラブルに発展してしまうこともあります。
その点、メールならばデータとして残りますし、プリントアウトして紙に残しておくこともできます。必ず確認したい数字も、目で見てきちんと把握できるのです。
特に、引越にかかる費用や、移転のスケジュールなどは、業者や関係者とは必ず文字でやりとりするようにすると、お互い確認ができて、確実だと言えます。
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事務所移転お役立ちナビのおすすめ業者一覧はこちら。
- 株式会社新静岡引越センター 静岡県静岡市駿河区広野３丁目８−４ 電話0120-054154
- エース引越センター 石川県金沢市矢木３丁目２２５ 電話076-240-4141
- 赤帽ロメオキャリー 東京都練馬区大泉町４丁目４３−５ 電話03-5387-8808
- 株式会社昭光 神奈川県横浜市中区かもめ町１７ 電話0120-405086
- ハトのマークのひっこし専門さいたま・上尾センター 埼玉県さいたま市西区宮前町５４１−１７ 電話0120-142019
- レントラ便オペレーションセンター 東京都品川区南大井５丁目１２−３ 電話0120-028382
- 佐川引越センター株式会社札幌営業所 北海道札幌市東区伏古８条１丁目２−１０ 電話0120-100040
- ハトのマークのひっこし専門八千代センター 千葉県八千代市大和田新田２７１−５ 電話0120-348019
- 有限会社赤帽ナカフジ運送 東京都中央区佃３丁目５−１０−３０２ 電話03-5560-8478
- 東京物流株式会社 東京都江東区辰巳３丁目１８−１７ 電話03-5569-2281
- 株式会社日本引越センター金沢センター 石川県金沢市神野町東２０２ 電話076-249-0220
- クロネコヤマト引越サービスセンター 富山県富山市本郷２３９５−２ 電話0120-008008
- 日本通運株式会社／引越受付センター 新潟県新潟市西区的場流通１丁目３−１２ 電話0120-154022
- 株式会社ラン引越サービス 神奈川県川崎市多摩区長沢１丁目５−１０ 電話0120-561881
- 株式会社リベラル／本社 北海道札幌市東区東雁来１１条１丁目１−２ 電話011-792-4707
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事務所移転の際、解約予告を６ヶ月前までに、現事務所のビルオーナーもしくは賃貸業者に行う必要があります。事務所移転の解約予告は書面をもって申し入れしなければなりません。解約予告の期間はビルによって異なりますので、事務所賃貸契約の内容をよく確認しましょう。 解約手続きは、解約日まで賃貸料を支払うようになっています。 解約予告を６ヶ月前まで行わなければならない契約にも関わらず、解約予告を２ヶ月前に行った場合、事務所移転したのにもかかわらず４か月分の賃貸料を支払わなければならなくな
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