事務所移転にメールの活用
事務所移転の際、メールを利用するとさまざまな対応ができます。
まず、移転のお知らせを、お客様や取引先に送信することができます。移転作業期間・移転作業期間中の対応について・移転日・移転先の新住所と新電話番号の案内など。
移転の案内状・通知書は、本来封書やハガキにてお客様や取引先にお知らせするのが最も丁寧な形ですが、事務所移転の案内状・通知書を作成し送付するまで、時間が掛かってしまいます。その間にお客様や取引先に迷惑をかけることになり、トラブルを招くことになります。そうならない為にも、事前にメールで事務所移転の旨をお知らせしておくほうが、クレームが少なく済みます。
まずは、メールにて事務所移転のお知らせをし、その後案内状・通知書の送付をするようにしましょう。
また、移転作業中であっても、メールで対応をできる環境にしましょう。事務所移転はあくまでもこちらサイドの問題です。移転中でも、メールでお客様や取引先との対応をしておくと、スムーズに業務を再開することができます。
メールは略儀ではありますが、迅速という点ではとても便利な通信手段です。今の時代、たいていの会社は毎日朝一番にメールチェックを行うことがルーティンワークの一つとなっているようです。従って、早めに一報しておきたいという場合には、有効に活用出来るのではないでしょうか。
また、移転作業に関する連絡もメールが活躍するのではないでしょうか。
電話の場合、金額や時間など間違いが起きると困る事項をお互いに確認し合うには、限度があります。最悪「言った言わない」のトラブルに発展してしまうこともあります。
その点、メールならばデータとして残りますし、プリントアウトして紙に残しておくこともできます。必ず確認したい数字も、目で見てきちんと把握できるのです。
特に、引越にかかる費用や、移転のスケジュールなどは、業者や関係者とは必ず文字でやりとりするようにすると、お互い確認ができて、確実だと言えます。
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事務所移転お役立ちナビのおすすめ業者一覧はこちら。
- 北海道福山通運株式会社 北海道帯広市西２４条北１丁目５−７ 電話0155-37-5090
- コスコス引越センター 福岡県福岡市博多区春町２丁目２−１７ 電話092-588-5615
- アクア引越センター 広島県広島市安佐南区川内５丁目３２−７ 電話0120-252194
- 引越のキング 大阪府東大阪市川俣１丁目９−３６ 電話06-6781-1355
- 赤帽ニソー急便 秋田県秋田市仁井田本町６丁目６−４０ 電話018-829-2439
- 株式会社京都赤帽 京都府京都市下京区西七条中野町１９ 電話0120-105525
- 赤帽ひまわり急便 福島県いわき市久之浜町西３丁目４−１３ 電話0246-82-3418
- クロネコヤマト新岐阜引越センター 岐阜県羽島郡岐南町八剣１丁目１８６ 電話058-259-7030
- 日本通運株式会社福知山支店／営業課 京都府福知山市長田野町２丁目３９−７ 電話0773-27-8202
- 田中運送店本社 大阪府大阪市阿倍野区北畠１丁目１２−５ 電話0120-010621
- 松下運輸株式会社 東京都港区白金１丁目１０−８ 電話03-3441-3261
- サンタメール引越サービス 大阪府泉南郡熊取町五月ヶ丘１丁目３−３０ 電話0120-603888
- 川村運送株式会社 東京都荒川区南千住２丁目２７−１ 電話03-3801-1171
- 赤帽アイラインサービス 福岡県久留米市山川神代３丁目８−１６ 電話0120-020942
- 赤帽岩手県軽自動車運送協同組合 岩手県盛岡市津志田町１丁目１６−３２ 電話019-635-2360
今日のお勧め記事 ⇒ 物件の解約について
事務所移転の際、解約予告を６ヶ月前までに、現事務所のビルオーナーもしくは賃貸業者に行う必要があります。事務所移転の解約予告は書面をもって申し入れしなければなりません。解約予告の期間はビルによって異なりますので、事務所賃貸契約の内容をよく確認しましょう。 解約手続きは、解約日まで賃貸料を支払うようになっています。 解約予告を６ヶ月前まで行わなければならない契約にも関わらず、解約予告を２ヶ月前に行った場合、事務所移転したのにもかかわらず４か月分の賃貸料を支払わなければならなくな
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