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事務所移転にメールの活用

事務所移転にメールの活用の画像

事務所移転の際、メールを利用するとさまざまな対応ができます。
まず、移転のお知らせを、お客様や取引先に送信することができます。移転作業期間・移転作業期間中の対応について・移転日・移転先の新住所と新電話番号の案内など。

移転の案内状・通知書は、本来封書やハガキにてお客様や取引先にお知らせするのが最も丁寧な形ですが、事務所移転の案内状・通知書を作成し送付するまで、時間が掛かってしまいます。その間にお客様や取引先に迷惑をかけることになり、トラブルを招くことになります。そうならない為にも、事前にメールで事務所移転の旨をお知らせしておくほうが、クレームが少なく済みます。
まずは、メールにて事務所移転のお知らせをし、その後案内状・通知書の送付をするようにしましょう。

また、移転作業中であっても、メールで対応をできる環境にしましょう。事務所移転はあくまでもこちらサイドの問題です。移転中でも、メールでお客様や取引先との対応をしておくと、スムーズに業務を再開することができます。
メールは略儀ではありますが、迅速という点ではとても便利な通信手段です。今の時代、たいていの会社は毎日朝一番にメールチェックを行うことがルーティンワークの一つとなっているようです。従って、早めに一報しておきたいという場合には、有効に活用出来るのではないでしょうか。

また、移転作業に関する連絡もメールが活躍するのではないでしょうか。
電話の場合、金額や時間など間違いが起きると困る事項をお互いに確認し合うには、限度があります。最悪「言った言わない」のトラブルに発展してしまうこともあります。
その点、メールならばデータとして残りますし、プリントアウトして紙に残しておくこともできます。必ず確認したい数字も、目で見てきちんと把握できるのです。
特に、引越にかかる費用や、移転のスケジュールなどは、業者や関係者とは必ず文字でやりとりするようにすると、お互い確認ができて、確実だと言えます。

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