事務所移転の手順
事務所移転の手順を簡単に説明しましょう。
事務所移転は、条件や物件の検討開始から移転完了まで約半年程度見ておくのが一般的な手順です。この半年間で事務所移転の一つ一つの手順に沿って事務所を新設します。
【６ヶ月前】
①現在使用している事務所のオーナもしくは賃貸業者に解約予告をする。
②事務所移転計画を作成する。
③事務所移転の物件情報収集を行う。
【５ヶ月前】
①事務所移転のコストを算出する。（契約費用・原状回復費用・移転仲介手数料・引越し費用・内装工事費用・電話電気工事費用・什器費用）
②新しい事務所のオーナーもしくは賃貸業者と契約する。
【４ヶ月前】
①新しい事務所のレイアウトを作成する。
【３～２ヶ月前】
①各業者へ発注・依頼する。（引越し業者・内装工事業者・電話電気工事業者・什器業者など）
②事務所移転に伴う官公庁への手続きの整理し準備をする。
【１ヶ月前】
①全事務所員・社員への事務所移転作業の内容の説明と引越しの準備をする。
②事務所移転の案内状・通知を送付する。
【事務所移転当日】
①事務所移転実施日。実際に引越しをする。
事務所移転の手順は、現事務所への解約予告から始まります。事務所移転のために遅くとも６ヶ月前には行いましょう。
契約内容や現状回復工事の内容などは、ビルオーナーもしくは賃貸業者と確認しましょう。一般的に原状回復費用は借主側の負担になります。しかし、原状回復工事業者は貸主側の指定業者の場合が多く、回復費用についてそれらの業者と確認し、事務所移転の費用に組み込むようにしましょう。
次は、事務所移転計画の作成です。事務所移転目的を明確にし、移転先の条件を見失わないようにしましょう。また、移転スケジュールを立てましょう。
そして、移転先の物件情報の収集です。確かな情報を得るために信頼できるビル仲介業者に依頼しましょう。効率よく情報収集し、候補物件の調査や下見を念入りに行い、理想的な移転先を選定しましょう。候補地としては、事務所の移転目的・条件を基にしましょう。
続いて、レイアウトの作成です。レイアウトを決めるときは、事務所移転後の予定も考慮しながら、各部署の責任者と相談しながら配置を決めて行きましょう。
そして忘れてはならないのが、移転に伴う官公庁への手続きがあります。移転手続気の届出は、届出先の数が多いので、届出漏れが内容に、整理・準備をしましょう。手続きの手順として、行政書士に一括して作業を依頼するようにすると、時間短縮になります。
また、意外と見落としがちなのは、取引先やお客様に事務所移転の案内状と通知の送付です。取引先やお客様の迷惑にならないよう必ず行いましょう。ホームページや会社パンフレットの表記変更も忘れないように手順に加えましょう。
事務所移転お役立ちナビのおすすめ業者一覧はこちら。
- 北海道福山通運株式会社 北海道帯広市西２４条北１丁目５−７ 電話0155-37-5090
- コスコス引越センター 福岡県福岡市博多区春町２丁目２−１７ 電話092-588-5615
- アクア引越センター 広島県広島市安佐南区川内５丁目３２−７ 電話0120-252194
- 引越のキング 大阪府東大阪市川俣１丁目９−３６ 電話06-6781-1355
- 赤帽ニソー急便 秋田県秋田市仁井田本町６丁目６−４０ 電話018-829-2439
- 株式会社京都赤帽 京都府京都市下京区西七条中野町１９ 電話0120-105525
- 赤帽ひまわり急便 福島県いわき市久之浜町西３丁目４−１３ 電話0246-82-3418
- クロネコヤマト新岐阜引越センター 岐阜県羽島郡岐南町八剣１丁目１８６ 電話058-259-7030
- 日本通運株式会社福知山支店／営業課 京都府福知山市長田野町２丁目３９−７ 電話0773-27-8202
- 田中運送店本社 大阪府大阪市阿倍野区北畠１丁目１２−５ 電話0120-010621
- 松下運輸株式会社 東京都港区白金１丁目１０−８ 電話03-3441-3261
- サンタメール引越サービス 大阪府泉南郡熊取町五月ヶ丘１丁目３−３０ 電話0120-603888
- 川村運送株式会社 東京都荒川区南千住２丁目２７−１ 電話03-3801-1171
- 赤帽アイラインサービス 福岡県久留米市山川神代３丁目８−１６ 電話0120-020942
- 赤帽岩手県軽自動車運送協同組合 岩手県盛岡市津志田町１丁目１６−３２ 電話019-635-2360
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